Как уложиться в бюджет и не потерять качество: гайд для организаторов корпоративных мероприятий

Всем хочется получить максимум: насыщенную программу, шикарный сервис, лучшие активности и «вау»-эффект — и всё это за минимальные деньги. Однако компромисс между бюджетом и качеством — та самая задача, над которой ломают головы и HR-специалисты, и ивент-менеджеры.

Главное, с чего стоит начать: чудес не бывает. Если бюджет ограничен, придётся расставлять приоритеты и сознательно на чём-то экономить. Вот как это сделать с умом — чтобы праздник остался праздником, а не ощущением «сделали для галочки».

1. Сокращайте масштаб, а не качество
Варианты сокращений:

• Количество активностей. Лучше провести одну-две действительно продуманные и эффектные активности, чем много невыразительных.
• Продолжительность мероприятия. Короткий, но яркий корпоратив даст больше эмоций, чем затянутое событие с провалами в тайминге.
• Количество приглашённых. Многие компании разделяют мероприятия: один общий корпоратив для всех, второй — для ключевых сотрудников.
• Пример: у ряда наших клиентов для топ-менеджеров ежегодно проводится отдельный летний корпоратив, а для всего коллектива — масштабный Новый год. Это помогает сконцентрировать ресурсы и сделать оба события достойными.
• Формат событий. Иногда стоит отказаться от форматных банкетов в пользу коротких фуршетов или интерактивных игр.

2. Что точно нельзя исключать

• Безопасность (в т.ч. базовая медицинская поддержка — особенно для спортивных и активных мероприятий). Даже минимальная экономия здесь может привести к серьёзным последствиям.
• Качественная еда и напитки. Атмосфера праздника начинается с ощущений. Лучше простой, но вкусный фуршет, чем обилие, но посредственного качества.
• Ведущий/фасилитатор. Хороший ведущий задаёт настроение мероприятию, удерживает внимание и помогает избежать провисаний в программе.
• Приемлемое место проведения. Локация — это «каркас» события. Даже минималистичная программа будет смотреться достойно в хорошем месте, а вот плохая площадка испортит всё, что бы вы ни придумали.

На чём экономить допустимо

• Логистика внутри города. Не всегда нужно заказывать автобусы для трансфера по городу: большинство сотрудников спокойно доберутся до локации самостоятельно.
• Уникальные застройки и фотозоны. Можно взять готовую арендуемую фотозону и просто добавить фирменную символику, чем вкладываться в что-то креативное с нуля.
• Формат подачи еды. От фуршета гости получат не меньше впечатлений, чем от классического банкета.
• Техническое оборудование и шоу-программа. Не обязательно гнаться за сложными интерактивными номерами: иногда лучше взять одну хорошую музыкальную группу или диджея, чем комбинировать кавер-группу, эквилибристов и фокусника в один день.

Лучше сразу объяснить коллегам, что бюджет ограничен, и предложить варианты оптимизации, а не создавать иллюзию сказки.

Из нашей практики: честная коммуникация снижает уровень ожиданий и помогает сделать акцент на совместности и атмосфере встречи, а не на обилии развлечений.

Организация мероприятия с небольшим бюджетом не всегда означает экономию «на всём». Главное — грамотно расставить приоритеты, не экономить на безопасности, атмосфере, базовом сервисе и ведущем, а технические детали и размах можно сократить за счёт количества гостей, длительности или элементов оформления. Такой подход отлично себя оправдывает — и ваши гости это по достоинству оценят!

Оставить обязательно:
☑ Безопасность, медицинское обеспечение
☑ Хороший ведущий
☑ Аппетитная и качественная еда
☑ Уютная и чистая локация

Можно оптимизировать:
▫ Формат подачи еды (фуршет вместо банкета)
▫ Количество приглашённых (создать закрытое элитное событие)
▫ Объём активностей (ставка на одну яркую фишку)
▫ Оформление (готовые решения с брендингом)
▫ Логистику (сбор гостей на месте самостоятельно)