Задача
Обеспечить участие иностранных гостей в четырехдневной Школе молодых футурологов РГГУ на загородной площадке во Владимире. Обеспечить проживание и сопровождение иностранной делегации в Москве до начала и после завершения программы. Обеспечить ежедневные трансферы Москва — Владимир на протяжении пяти дней с учётом разного графика прибытия и отъезда участников.
Наше решение
Выстроили логистику мероприятия и обеспечили техническое сопровождение конференции. Организация трансферов включала маршруты в обе стороны: в первый день — доставка участников во Владимир, со второго по четвертый — утренние и вечерние рейсы, в пятый день — возвращение в Москву.
- Встретили иностранную делегацию, организовали проживание и питание в Москве
- Организовали проведение экскурсионной программы
- Привлекли двух профессиональных переводчиков для синхронного перевода
- Обеспечили работу зоны регистрации участников на площадке
- Подготовили звуковое оборудование для синхронного перевода
- Координировали работу технического персонала на площадке
- Разработали визуальное оформление мероприятия: брендированные ролл-апы и пресс-волл
Результат
Четыре дня работы прошли без накладок, все трансферы выполнены в срок, синхронный перевод работал исправно. Иностранные участники получили полное сопровождение и смогли сосредоточиться на образовательной программе без языковых и логистических барьеров.