Работа с иностранными участниками для Школы молодых футурологов РГГУ
Задача
Обеспечить участие иностранных гостей в четырехдневной Школе молодых футурологов РГГУ на загородной площадке во Владимире. Обеспечить проживание и сопровождение иностранной делегации в Москве до начала и после завершения программы. Обеспечить ежедневные трансферы Москва — Владимир на протяжении пяти дней с учётом разного графика прибытия и отъезда участников.
Наше решение
Выстроили логистику мероприятия и обеспечили техническое сопровождение конференции. Организация трансферов включала маршруты в обе стороны: в первый день — доставка участников во Владимир, со второго по четвертый — утренние и вечерние рейсы, в пятый день — возвращение в Москву.
Встретили иностранную делегацию, организовали проживание и питание в Москве
Организовали проведение экскурсионной программы
Привлекли двух профессиональных переводчиков для синхронного перевода
Обеспечили работу зоны регистрации участников на площадке
Подготовили звуковое оборудование для синхронного перевода
Координировали работу технического персонала на площадке
Разработали визуальное оформление мероприятия: брендированные ролл-апы и пресс-волл
Результат
Четыре дня работы прошли без накладок, все трансферы выполнены в срок, синхронный перевод работал исправно. Иностранные участники получили полное сопровождение и смогли сосредоточиться на образовательной программе без языковых и логистических барьеров.