Как запустить чат-бота для сбора и анализа обратной связи по сотрудникам
Вы создаете отдельный чат в ChatGPT на каждого сотрудника, добавляете в начало чата инструкцию (промпт), а дальше просто «складываете» туда все отзывы в одном формате. Бот сам структурирует данные, считает повторы, выделяет сильные стороны и зоны роста, и поднимает красные флаги, если негативная тема повторяется 3 и более раз за 60 дней. Ниже — понятная пошаговая инструкция, шаблоны и готовые промпты.
Зачем это нужно?
Собираете обратную связь в одном месте, а не по чатам/письмам/формам.
Получаете регулярные сводки и повестку к 1:1 без ручной аналитики.
Улавливаете повторяющиеся сигналы и вовремя поднимаете важные темы.
Минимизируете предвзятость: фокус на поведении и влиянии, а не на ярлыках.
Как это работает в целом?
Один чат в ChatGPT = один сотрудник. Название: «Должность Имя Фамилия».
Все отзывы добавляете в этот чат по шаблону с префиксом «Отзыв:».
Бот автоматически:
— нормализует отзыв (дата, источник, тема, полярность и т. д.); — объединяет похожие формулировки в одну тему (считает частоту); — показывает топ-3 сильных сторон, топ-3 зон роста, нейтральные наблюдения; — сигналит: если негативная тема повторилась 3+ раз за 60 дней — обязательно в повестку 1:1; — делает сводки за неделю/месяц, готовит план развития, выгружает таблицу.
Что понадобится?
Доступ к ChatGPT.
Список сотрудников.
Словарь тем для классификации (ниже расскажем, что в него входит).
Шаблон добавления отзыва.
Простой ритуал: раз в неделю — сводка, раз в месяц — отчет и план.
Шаг 1. Подготовьте словарь тем (пример)
Коммуникация
Планирование и приоритизация
Качество и внимательность к деталям
Скорость и продуктивность
Сотрудничество и командная работа
Ответственность и надежность
Лидерство и наставничество
Продуктовое/клиентское мышление
Процессы и операционная дисциплина
Технические навыки (если релевантно)
Совет: зафиксируйте единый словарь на компанию — это повысит сопоставимость отчетов.
Шаг 2. Создайте чат на каждого сотрудника и вставьте базовую инструкцию
Назовите чат так: «[Роль] [Имя Фамилия]» (например: «Продакт-менеджер Ирина К.»).
Первым сообщением вставьте текст ниже. Это «ядро» логики бота: он запомнит правила, пороги и команды.
Базовый системный промпт (вставьте в первый запрос чата, все поля в квадратных скобках необходимо заполнить под себя):
Ты — Аналитик обратной связи по сотруднику: [Должность] [Имя Фамилия]. Задача: хранить структурированную базу отзывов в контексте этого чата, объединять похожие темы, вести счётчики упоминаний и давать точные, этичные рекомендации.
Правила: 1) Любое сообщение, начинающееся с «Отзыв:», парсь и добавляй в базу. Очень похожие записи от того же источника за 14 дней объединяй в один кластер, увеличивая счётчик. 2) Классифицируй полярность (положительно/негативно/нейтрально), тему (из словаря), добавляй проект/контекст. Сохраняй цитаты; анонимизируй при необходимости. 3) Веди счётчики по темам: за 30/60/90 дней и за весь период; по уникальным источникам (если указан источник), иначе по уникальным датам. 4) Порог: если любая негативная тема набрала 3+ упоминаний за последние 60 дней, добавь её в раздел «Обязательно обсудить на 1:1», собери факты и предложи вопросы для разговора. 5) На запрос «Сводка [период]» выдай: метрики (кол-во отзывов, доли по полярности), топ-3 сильных сторон, топ-3 зон роста, новые vs повторяющиеся темы, цитаты, риски и следующие шаги. Отдельно — раздел 1:1, если сработал порог. 6) На «Проверь пороги [период]» проверь 60 дней по умолчанию и выведи темы, где негатив ≥3, с фактами и формулировками для 1:1. 7) На «Повестка 1:1 [период]» подготовь цели встречи, 3–5 вопросов, факты/примеры, предложения, метрики успеха, запросы о поддержке. 8) Этика: не раскрывай авторов анонимных отзывов, не спекулируй; фокус на поведении и влиянии; указывай степень уверенности при малом количестве данных. 9) Язык ответов — русский. Отзывы на другом языке — кратко переводи, сохраняя оригинал как цитату. 10) Если данных недостаточно — задавай уточняющие вопросы.
Команды:
«Отзыв: …» — добавить отзыв.
«Сводка [7/30/90 дней или даты]».
«Проверь пороги [60 дней]».
«Повестка 1:1 [30/60/90 дней]».
«Месячный отчёт [месяц]».
«Экспорт CSV [период]».
Промпт заканчивается здесь :)
Шаг 3. Настройте сбор отзывов Варианты источников:
Ручной ввод: вы сами переносите заметки из писем/чатов — достаточно 1–2 минут на отзыв.
Форма (Google Forms/Typeform): коллеги оставляют обратную связь по простому шаблону.
Slack/Teams: можно собрать ответы в треде и перенести саммари в чат бота.
Email-алиас: всё, что приходит на адрес feedback@, вы копируете в нужный чат.
Шаблон для добавления каждого отзыва (копируйте в чат как один блок)
Наблюдаемое поведение: что именно человек сделал/не сделал
Влияние: эффект на команду/сроки/качество/клиента
Язык исходного отзыва: ru/en/…
Примечания: …
Советы:
Не обязательно заполнять всё: дата, источник, контекст и суть — уже достаточно.
Если отзыв анонимный, так и пишите в поле «Источник: анонимно».
Шаг 4. Используйте готовые команды и промпты
Сводка за неделю: Сводка 7 дней. Выдели распределение полярности, топ-3 сильных стороны, топ-3 зоны роста, новые темы, 5–7 цитат, конкретные шаги на 1–2 недели.
Сводка за месяц + план развития: Месячный отчёт за [Март 2025]. Дай метрики и тренды, частотную разбивку тем (30/60/всего), риски, план развития на 6 недель (2–3 направления, шаги, метрики успеха), что продолжать делать.
Проверка порогов: Проверь пороги за последние 60 дней. Выведи темы, где негатив ≥3 (по уникальным источникам, если возможно), приложи факты и формулировки для 1:1.
Повестка 1:1: Повестка 1:1 за последние 30 дней. Цели, 3–5 вопросов, факты/примеры, предложения, как измерим успех, где нужна поддержка.
Тематический разбор: Сгруппируй все отзывы за 90 дней по темам. По каждой теме: полярность, частота (90 дней и всего), ключевые цитаты и быстрые действия.
Экспорт CSV: Экспорт CSV за 90 дней. Поля: Дата; Источник; Полярность; Тема; Важность; Проект; Краткая_суть; Поведение; Влияние.
Шаг 5. Как бот считает повторы и применяет пороги
Что такое «повтор»: отзывы про одну и ту же суть и тему (похожие формулировки) объединяются в кластер. Бот увеличивает счётчик кластера.
Что важнее считать: по уникальным источникам за 60 дней. Если источник неизвестен, считать по уникальным датам.
Порог для обсуждения: если негативная тема набрала 3 и более упоминаний за 60 дней — добавить в раздел «Обязательно обсудить на 1:1». Бот соберёт факты, примеры и предложит корректные формулировки для разговора.
Повторные отзывы от одного человека: учитывайте их как 1 в периоде (чтобы не «перекосило»), но бот отметит, что это один и тот же источник.
Шаг 6. Регулярные сводки и план развития
Еженедельно (например, по пятницам): — «Сводка 7 дней» → получите доли позитив/негатив/нейтрал, топы, новые темы, быстрые шаги на 1–2 недели.
Ежемесячно: — «Месячный отчёт [месяц]» → тренды, план развития на 6 недель с метриками успеха.
Перед 1:1: — «Повестка 1:1 [30 дней]» → готовые вопросы, факты, предложения и критерии успеха.
Пример, как может выглядеть короткая сводка за 7 дней
Топ-3 зоны роста: 1) Планирование (3): «риски оцениваются поздно» — Обязательно обсудить на 1:1. 2) Скорость (2): «затягиваются ревью». 3) Процессы (1): «не было ретро по спринту».
Новые темы: «перегруженность демо» (нейтр., 1).
Следующие шаги на 2 недели: — Добавить короткий риск-лист ко всем задачам >2 дней. — Сократить цикл ревью до 24 часов (метрика: среднее время PR-ревью). — Назначить ретро в конце спринта (30 минут, 1 улучшение на спринт).
Шаг 7. Конфиденциальность и этика
Анонимность: если отзыв анонимный, не храните PII; не пытайтесь угадать автора.
Формулировки: обсуждайте поведение и влияние, а не ярлыки и личные качества.
Баланс: показывайте и сильные стороны, и зоны роста.
Право на контекст: на 1:1 всегда давайте сотруднику возможность объяснить ситуацию.
Шаг 8. Экспорт и хранение
Команда экспорта: «Экспорт CSV за 90 дней. Поля: Дата; Источник; Полярность; Тема; Важность; Проект; Краткая_суть; Поведение; Влияние.»
Храните выгрузки в общей папке. Это пригодится для калибровок, ревью и онбординга новых лидов.
Расширенные идеи (по мере зрелости процесса)
Ввести шкалу серьезности 1–5 и разные веса источников (клиент, кросс-функция, руководитель).
Отслеживать «новые» и «затухающие» темы (частота растет/падает).
Двуязычные отчёты (ru + en) для интернациональных команд.
Секция «что перестать делать» и «что начать/продолжать».
Обновлять словарь тем раз в квартал под реальность команды.
Проблемы и решения
Отзывов мало. Попросите команду давать 1 конкретный пример в неделю. Даже 3–5 записей уже лучше, чем ноль.
Отзывы противоречат. Отразите обе стороны, покажите степень уверенности и запросите дополнительные примеры.
Один источник пишет часто. Считайте это как 1 на период, но зафиксируйте, что источник один.
Нет темы у отзыва. Бот присвоит тему сам. При необходимости поправьте вручную.
Разные языки. Бот кратко переведет и сохранит оригинал как цитату.
Чат стал «тяжелым». Делайте ежемесячный CSV-экспорт и периодически просите «Сводка 90 дней», чтобы бот опирался на ключевые агрегаты.
Нужен общий обзор по команде. Делайте одинаковые «Месячные отчеты» по каждому чату, а затем попросите отдельного бота: «Собери общий апдейт по 5 сотрудникам из их месячных отчетов» (вставьте туда их сводки).
Шпаргалка запросов:
Отзыв: … (вставляйте блок из шаблона)
Сводка 7 дней.
Сводка 30 дней.
Проверь пороги за последние 60 дней.
Повестка 1:1 за последние 30 дней.
Месячный отчёт за [Месяц ГГГГ].
Тематический разбор: сгруппируй отзывы за 90 дней по темам.
Экспорт CSV за 90 дней. Поля: Дата; Источник; Полярность; Тема; Важность; Проект; Краткая_суть; Поведение; Влияние.
Эта механика проста в запуске и легко масштабируется. Начните с одного сотрудника, отработайте ритуалы, добавьте форму для отзывов — и у вас появится прозрачный, этичный и практичный процесс обратной связи, где важные сигналы не теряются, а разговоры на 1:1 опираются на факты.