Введение: почему дешево и хорошо — не всегда совместимо
Всем хочется получить максимум: насыщенную программу, шикарный сервис, лучшие активности и «вау»-эффект — и всё это за минимальные деньги. Однако компромисс между бюджетом и качеством — та самая задача, над которой ломают головы и HR-специалисты, и ивент-менеджеры.
Главное, с чего стоит начать: чудес не бывает. Если бюджет ограничен, придётся расставлять приоритеты и сознательно на чём-то экономить. Вот как это сделать с умом — чтобы праздник остался праздником, а не ощущением «сделали для галочки».
Главное, с чего стоит начать: чудес не бывает. Если бюджет ограничен, придётся расставлять приоритеты и сознательно на чём-то экономить. Вот как это сделать с умом — чтобы праздник остался праздником, а не ощущением «сделали для галочки».
На чём можно оптимизировать расходы (и стоит ли это делать)
1. Сокращайте масштаб, а не качество
Варианты сокращений:
2. Что точно нельзя исключать
На чём экономить допустимо
Варианты сокращений:
- Количество активностей. Лучше провести одну-две действительно продуманные и эффектные активности, чем много невыразительных.
- Продолжительность мероприятия. Короткий, но яркий корпоратив даст больше эмоций, чем затянутое событие с провалами в тайминге.
- Количество приглашённых. Многие компании разделяют мероприятия: один общий корпоратив для всех, второй — для ключевых сотрудников.
- Пример: у ряда наших клиентов для топ-менеджеров ежегодно проводится отдельный летний корпоратив, а для всего коллектива — масштабный Новый год. Это помогает сконцентрировать ресурсы и сделать оба события достойными.
- Формат событий. Иногда стоит отказаться от форматных банкетов в пользу коротких фуршетов или интерактивных игр.
2. Что точно нельзя исключать
- Безопасность (в т.ч. базовая медицинская поддержка — особенно для спортивных и активных мероприятий). Даже минимальная экономия здесь может привести к серьёзным последствиям.
- Качественная еда и напитки. Атмосфера праздника начинается с ощущений. Лучше простой, но вкусный фуршет, чем обилие, но посредственного качества.
- Ведущий/фасилитатор. Хороший ведущий задаёт настроение мероприятию, удерживает внимание и помогает избежать провисаний в программе.
- Приемлемое место проведения. Локация — это «каркас» события. Даже минималистичная программа будет смотреться достойно в хорошем месте, а вот плохая площадка испортит всё, что бы вы ни придумали.
На чём экономить допустимо
- Логистика внутри города. Не всегда нужно заказывать автобусы для трансфера по городу: большинство сотрудников спокойно доберутся до локации самостоятельно.
- Уникальные застройки и фотозоны. Можно взять готовую арендуемую фотозону и просто добавить фирменную символику, чем вкладываться в что-то креативное с нуля.
- Формат подачи еды. От фуршета гости получат не меньше впечатлений, чем от классического банкета.
- Техническое оборудование и шоу-программа. Не обязательно гнаться за сложными интерактивными номерами: иногда лучше взять одну хорошую музыкальную группу или диджея, чем комбинировать кавер-группу, эквилибристов и фокусника в один день.
Как сформировать ожидания и честно донести их до команды
Лучше сразу объяснить коллегам, что бюджет ограничен, и предложить варианты оптимизации, а не создавать иллюзию сказки.
Из нашей практики: честная коммуникация снижает уровень ожиданий и помогает сделать акцент на совместности и атмосфере встречи, а не на обилии развлечений.
Из нашей практики: честная коммуникация снижает уровень ожиданий и помогает сделать акцент на совместности и атмосфере встречи, а не на обилии развлечений.
Итог: качество — в деталях, а не в количестве
Организация мероприятия с небольшим бюджетом не всегда означает экономию «на всём». Главное — грамотно расставить приоритеты, не экономить на безопасности, атмосфере, базовом сервисе и ведущем, а технические детали и размах можно сократить за счёт количества гостей, длительности или элементов оформления. Такой подход отлично себя оправдывает — и ваши гости это по достоинству оценят!
Чек-лист: как сэкономить, но сохранить уровень
Оставить обязательно:
☑ Безопасность, медицинское обеспечение
☑ Хороший ведущий
☑ Аппетитная и качественная еда
☑ Уютная и чистая локация
Можно оптимизировать:
▫ Формат подачи еды (фуршет вместо банкета)
▫ Количество приглашённых (создать закрытое элитное событие)
▫ Объём активностей (ставка на одну яркую фишку)
▫ Оформление (готовые решения с брендингом)
▫ Логистику (сбор гостей на месте самостоятельно)
☑ Безопасность, медицинское обеспечение
☑ Хороший ведущий
☑ Аппетитная и качественная еда
☑ Уютная и чистая локация
Можно оптимизировать:
▫ Формат подачи еды (фуршет вместо банкета)
▫ Количество приглашённых (создать закрытое элитное событие)
▫ Объём активностей (ставка на одну яркую фишку)
▫ Оформление (готовые решения с брендингом)
▫ Логистику (сбор гостей на месте самостоятельно)
Хотите обсудить оптимальный сценарий под свой бюджет? Оставьте заявку — мы подберём лучшие решения для вашей команды!