Организация корпоративных мероприятий в онлайн-формате — это вызов, но также и отличная возможность создать уникальное событие, объединяющее команду, несмотря на расстояния. Важно учесть все детали, чтобы мероприятие прошло успешно и запомнилось участникам. Ниже приведены лучшие практики и инструменты, которые помогут вам организовать виртуальное корпоративное мероприятие на высоком уровне.
Планирование: основа успешного онлайн-корпоратива
Успешная организация корпоративных мероприятий начинается с тщательного планирования. Чем более детально вы проработаете каждый аспект, тем выше вероятность успеха:
- Определение цели мероприятия. Например, если цель — сплочение команды, можно выбрать формат виртуального тимбилдинга с элементами геймификации. Если цель — обучение, акцент может быть сделан на интерактивных воркшопах.
- Выбор формата. Для HR-форума подойдут виртуальные круглые столы с возможностью обсуждения и совместной работы. Для тимбилдингов можно организовать виртуальные квесты или совместные игры, где каждый участник вовлечён в процесс.
- Учёт часовых поясов. Если в мероприятии участвуют сотрудники из разных регионов, учитывайте их время, чтобы обеспечить максимальное участие. В идеале, стоит организовать несколько сессий в разное время.
Выбор платформы и инструментов
Правильный выбор платформы — ключ к успешной организации корпоративных мероприятий:
- Стабильность и надёжность. Можно использовать самые популярные платформы: Zoom, Microsoft Teams, Google Meets и Яндекс Телемост, а можно попробовать менее известные: Контур.толк или ClickMeeting. Каждая из платформ обеспечивает стабильное соединение и предлагает крутые интерактивные функции для больших онлайн конференций и групповых встреч.
- Интерактивные функции. Платформы с возможностью создавать опросы, использовать чат-боты и организовывать виртуальные комнаты для обсуждений позволят сделать мероприятие более динамичным и вовлекающим. Например, на HR-форуме можно использовать опросы в режиме реального времени, чтобы получать обратную связь от участников прямо во время дискуссий.
- Промо-наборы для тимбилдингов. Чтобы участники почувствовали себя частью команды, несмотря на физическую разобщенность, можно заранее разослать промо-наборы. Например, наборы могут включать брендированные предметы, такие как футболки, кружки или даже наборы для совместного творчества. Для тимбилдинга можно отправить участникам материалы для создания совместного арт-проекта или приготовления простого рецепта, который они смогут выполнить одновременно во время мастер-класса.
Контент и сценарий: удержание внимания
Контент и сценарий играют важнейшую роль в организации корпоративных мероприятий, особенно в виртуальном формате, где легко потерять внимание участников:
- Динамичный сценарий с конкретными элементами. Например, начните мероприятие с короткого интерактивного опроса, чтобы «разогреть» аудиторию. Затем можно чередовать образовательные сессии с развлекательными паузами, например, мини-играми или виртуальными экскурсиями.
- Использование оффлайн-элементов. Если вы отправили участникам промо-наборы, интегрируйте их в программу мероприятия. Например, предложите участникам использовать материалы из набора для совместного создания картины или участия в кулинарном мастер-классе, где каждый готовит одно и то же блюдо. Такой подход добавит чувство единства и сделает мероприятие более запоминающимся.
- Интерактивные элементы. Включение чат-ботов для проведения викторин или сбор обратной связи прямо во время мероприятия помогает поддерживать вовлечённость. Например, в ходе HR-форума можно использовать чат-бот для анонимного сбора мнений о различных обсуждаемых темах.
Обратная связь и пост-мероприятие
После завершения мероприятия важно подвести итоги и оценить его успех:
- Анкеты и опросы. Отправьте участникам анкеты для сбора отзывов, чтобы понять, какие элементы были наиболее успешными. Например, можно использовать сервисы вроде SurveyMonkey или Typeform для создания удобных и визуально привлекательных опросов.
- Анализ данных. Используйте встроенные аналитические инструменты платформ для оценки вовлечённости и активности участников. Это поможет вам лучше понять, какие элементы мероприятия работали, а какие — нет.
- Поддержка контакта. Организуйте последующие мини-мероприятия, такие как follow-up встречи или рассылки с итогами, чтобы поддержать эффект от основного события. Например, можно предложить участникам совместно решить задачи или провести дополнительный воркшоп
Заключение
Организация корпоративных мероприятий в онлайн-формате требует тщательной подготовки, использования проверенных инструментов и креативного подхода. Интеграция офлайн-элементов, использование интерактивных функций и конкретных примеров помогут вам создать незабываемое событие, которое укрепит командный дух и повысит мотивацию участников. Помните, что успешное мероприятие — это результат тщательного планирования и внимания к деталям.